Tools voor bewonerscommunicatie bij renovatieprojecten

Elk renovatieproject heeft veel impact op bewoners en daar wil je zorgvuldig mee om gaan. Overlast kun je niet voorkomen, maar wel beperken. Dat doen we onder andere door bewoners mee te nemen in elke stap die we maken en ze te laten weten wat ze kunnen verwachten.

Om dit te verzorgen, gebruiken we diverse maatregelen:

Herkenning: een goede gast heeft een bekend gezicht. De inzet van onze vaklieden plannen we in compacte teams, met herkenbare kleding. Zo worden onze medewerkers bekende en vertrouwde gezichten.
Bewuste Bouwers: we zijn aangesloten bij Bewuste Bouwers. De gedragscodes rondom een bouwplaats zijn heel streng. De regels gaan niet alleen over het beperken van overlast, maar ook hoe we omgaan met milieuzaken en veiligheid.
Persoonlijke planning: voor elke bewoner maken we een ‘meterkastplanning’
Gestructureerde communicatie:

Overlast in de woning

Wanneer de woning aan de beurt is, worden basisbehoeften soms buiten werking gesteld, zoals gas, water en elektra. In ons plan houden we zoveel mogelijk rekening met bewoners. We zorgen dat (wanneer nodig):

Er aan het einde van de dag een tijdelijke kookvoorziening is.
Er een tijdelijke douchevoorziening en droogtoilet met bijbehorende middelen is.
Stofhinder minimaal is door bijvoorbeeld deuren af te plakken.
Er een rustruimte is in de wijk, waar bewoners de werkzaamheden kunnen ontvluchten.
Er hulp is bij het in- en uitpakken en verplaatsen van huisraad voor en na de werkzaamheden.

Na oplevering van binnenwerkzaamheden is de woning weer zo goed als nieuw. We proberen dan ook de woning zonder opleverpunten over te dragen. Mochten die toch nog gemeld worden, dan lossen we die binnen 5 werkdagen op.

We zijn te gast

Omdat we te gast zijn bij bewoners, zorgen we dat alle medewerkers zich houden aan een aantal gedragsregels. Deze hebben we samengevat op een poster, die in iedere keet hangt.

Omdat onze werknemers een hecht team vormen, worden deze regels geborgd door sociale controle.

Communicatie: momenten en kanalen

Als bewoner wil je weten wat er op je af komt en wat je wanneer kunt verwachten. Goede en vooral tijdige communicatie is daarom van het grootste belang.

Aankondiging

Samen met jou als opdrachtgever kondigen we de werkzaamheden aan via een kaart in de brievenbus. Daarbij introduceren we ons en nodigen we de bewoners uit voor een bijeenkomst.

Bewonersbijeenkomst

Op locatie organiseren we een bijeenkomst en presenteren we ons team. We informeren over:

Het proces
Het eindresultaat
De opruimdag
Het uurtje timmerman

Warme opname

Samen doen we de warme opname: we leggen de werkzaamheden én de wensen van de bewoners vast. Dit is voor ons de nulpuntmeting. Hier krijgen de bewoners gelijk de mogelijkheid de akkoordverklaring te tekenen.

Referentiewoning

Bewoners krijgen pas een goed beeld van de renovatie als ze een echte woning kunnen bezichtigen. Daarom bieden we ze de mogelijkheid om een referentiewoning te bezoeken. Dit doen we via een uitnodiging die we huis-aan-huis bezorgen. Tijdens een bezoek aan de referentiewoning:

verzorgen we een rondleiding
nemen we de planning door
beantwoorden we vragen
leggen we keuzes voor die bewoners kunnen maken voor bijvoorbeeld sanitair

Opruimdag

Voor veel bewoners is een renovatie hét moment om op te ruimen. We helpen daar graag bij, bijvoorbeeld met een opruimdag, waarbij we de bewoners helpen hun overbodige spullen op te ruimen en deze voor hen af te voeren. Zo’n opruimdag is een waardevol contactmoment, dat bewoners sterk waarderen.

Start en oplevering renovatie

Van de start en de oplevering van de renovatie maken we een bijzonder moment met alle bewoners en medewerkers.

Overige communicatie

Mobiele projecttelefoon; de bewonersbegeleider neemt deze op voor alle vragen die bewoners hebben

Spreekuur; een paar keer per week houdt de bewonersbegeleider een spreekuur op locatie waarbij bewoners langs kunnen komen voor hun vragen

Schriftelijk; elke bewoner ontvangt een informatiemap met alle relevante informatie, bijvoorbeeld over de fasering, de duur, de planning van de werkzaamheden en een overzicht van de teams, inclusief contactgegevens. Wanneer bewoners moeite hebben met digitale communicatiemiddelen, ontvangen ze ook de updates op papier.

Digitaal; we versturen nieuwsbrieven met updates over het verloop van de werkzaamheden. Daarnaast is er een e-mailadres beschikbaar voor vragen en opmerkingen. In een portal met unieke inlog vinden bewoners alle actuele gegevens over hun renovatie.

Activiteitenkalender; elke bewoner ontvangt een persoonlijke activiteitenkalender. Daarop staan de werkzaamheden voor de betreffende woning. We voorzien de kalender van duidelijke pictogrammen en/of cartoons (om taalbarrières te slechten).

De gereedschapskist