Digitaliseringsreis: zoeken naar balans
Op zoek naar het juiste evenwicht tussen efficiëntie en praktische toepasbaarheid
Van een systeem dat letterlijk alle projectinformatie bevat, tot eenvoudige BIM-modellen om vloer- en wandoppervlaktes van woningen te bepalen: digitalisering is volop verweven in ons onderhoudswerk. Omdat ontwikkelingen snel gaan, kijken we continu naar nieuwe mogelijkheden om processen te optimaliseren, bijvoorbeeld bij bewoners- en klantcommunicatie. Een zoektocht waarbij het ook belangrijk is om kritisch te blijven, stelt operationeel manager Pieter Driessen van Hendriks. “We moeten niet digitaliseren om te digitaliseren.”
De corporatie, de huurder en de aannemer zijn de belangrijkste betrokkenen in onderhoudsprojecten. Allemaal hebben ze eigen belangen. “Waar wij als aannemer onze opdracht succesvol willen uitvoeren, wil een corporatie weten wat er waar gedaan is”, stelt Pieter Driessen. “Huurders zijn vooral benieuwd wanneer zij aan de beurt zijn en wat er aan hun woning gaat gebeuren. Duidelijk is dat er in projecten tussen alle partijen veel informatie gedeeld wordt. Corporaties en huurders leggen op dit vlak de lat steeds hoger. Zeker bij dynamisch onderhoud, waar we bij bewoners over de vloer komen, is het logisch dat goede communicatie hoge prioriteit heeft. Digitalisering speelt daarin een steeds belangrijkere rol.”
4PS Construct, Cobee, DICO
Digitale mogelijkheden zijn er volop. “De wereld is duidelijk veranderd ten opzichte van 10 jaar geleden”, lacht Pieter. Hij noemt 4PS Construct als mooi voorbeeld. Dit ERP-systeem gebruikt de functionaliteiten en technische infrastructuur van Microsoft Dynamics 365 Business Central als basis. “Van het managen van leads tot de nazorg in een project: alles is supersnel terug te vinden in 4PS.” Pieter en zijn team volgen ook nieuwe ontwikkelingen op de voet. “We werken al jaren met opleversoftware STA en de planningssoftware van KYP. We verkennen nu samen met opdrachtgevers de mogelijkheden om deze te koppelen aan Cobee, een app om te communiceren met bewoners. En we onderzoeken de DICO Standaard, die het mogelijk maakt om 4PS te koppelen aan digitale systemen van corporaties. Met de koppeling wisselen we informatie uit, zoals werkbonnen en onderhoudsafspraken, en hebben we altijd realtime inzicht in projecten. Met corporatie Woonveste zijn we een pilot gestart; deze DICO-koppeling gaat dit najaar live.”
Op zoek naar de juiste balans
Een zoektocht naar efficiëntie en de juiste effecten, zo omschrijft Pieter de ‘digitaliseringsreis’ die we bij Hendriks maken. “Het is belangrijk om de digitale kansen te pakken die er liggen en ons bewust te blijven van positieve en negatieve gevolgen. Vaak is de praktijk weerbarstiger dan de theorie. Werkt een systeem of app goed voor alle partijen? Is er rekening gehouden met alle belangen? Werken partijen op dezelfde manier in de systemen? En waar ligt de grens? Het is mooi dat er steeds meer data gegenereerd worden, maar niet alles is even belangrijk. Is het voor onze opdrachtgever echt nodig om alles te weten, van de uitsplitsing van alle materialen tot gedetailleerde reisbewegingen van servicemonteurs? Het is zaak om hierin de juiste balans te vinden. En niet méér werk te creëren, bijvoorbeeld omdat vakmensen continu aan het rapporteren zijn. Uiteindelijk wil je dat zij zich vooral richten op het hoofddoel: optimaal onderhoud met zo min mogelijk overlast voor de bewoner.”
Die balans moet ook bewaakt worden bij de communicatie met huurders, stelt Pieter. “In tegenstelling tot een webwinkel of een pakketdienst bestaat ons werk niet uit vastomlijnde klussen. We kunnen daarom niet alles tot achter de komma communiceren, bijvoorbeeld hoe lang we in een woning zijn. En soms is een kort belletje naar een bewoner of een huisbezoek nou eenmaal efficiënter én persoonlijker dan communicatie via een digitaal systeem.”
Transparantie voorop
Hoe vind je die juiste balans? Pieter: “In ieder geval door in projecten of bij langdurige samenwerkingen goede afspraken te maken met de corporatie. Bijvoorbeeld over de inrichting van systemen en processen. En door een goede taakverdeling en werkwijze. Maar daarmee stopt het niet. Het is ook belangrijk om tijdens een project of samenwerking continu de balans op te maken en daarover transparant te zijn. Behalen we allemaal de resultaten die we voor ogen hebben? Is een werkwijze de juiste of is het juist te belastend voor een van de partijen? Het is echt belangrijk dat we ons dit blijven afvragen. Alleen zo dragen digitalisering en automatisering daadwerkelijk bij aan de gezamenlijke doelen.”
Wil je hier meer over weten?
